Waartoe dienen commissiebeschrijvingen?
De commissies van Passion
Passion is van ons allemaal: samen maken we een goed en leuk koor. Om de werkzaamheden te verdelen en betrokkenheid bij elkaar te hebben, ook op andere momenten dan tijdens de repetities, zijn er binnen het koor verschillende commissies actief. Met het vertrek van oud-leden en de komst van nieuwe leden is er nog wel eens onduidelijkheid, discussie of sprake van misverstanden over de taken en bevoegdheden van de commissies. In de laatste Algemene Leden Vergadering (13 april 2015) is nadrukkelijk de wens geuit, meer openheid rondom de commissies te bewerkstelligen en commissies meer mogelijkheden te geven zich te profileren, bijvoorbeeld via de ledenwebsite.
Behoefte aan duidelijkheid
Het bestuur heeft de aanbevelingen vanuit de ALV overgenomen en deze het afgelopen koorjaar tot uitvoering gebracht. Met belangstelling volgt het bestuur de Internetbeheercommissie bij haar werkzaamheden aan de nieuwe ledensite. Op deze nieuwe site komt ruimte voor elke commissie om zich te profileren. Ook krijgt elke commissie in de komende ALV spreektijd. Daarnaast heeft het bestuur een voorzet gedaan bij het formuleren van “Commissiebeschrijvingen”. Het bestuur schat in dat deze beschrijvingen meer duidelijkheid scheppen ten aanzien van taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en werkwijzen van commissies.
Het bestuur gaat ervan uit dat dit de volgende positieve effecten zal hebben:
Bestaande afspraken
In het huidige officieel geldende Huishoudelijk Reglement (van 2004) staan deze afspraken met betrekking tot de commissies:
Momenteel kent Passion officieel de volgende commissies: boekingencommissie, internetbeheer, kerstcommissie, kledingcommissie, muziekcommissie en de PR-commissie. De commissies werken naar eigen inzicht en krijgen zelden een formele vraag vanuit het bestuur. Schriftelijke opdrachten zijn niet aan de orde. De afspraken bij de bovengenoemde punten d en e zijn bij de meeste koorleden niet bekend en worden dan ook in praktijk niet actief nageleefd. Punt c krijgt normaal gesproken invulling tijdens de Algemene Leden Vergadering. Daar wordt jaarlijks bezien welke commissies behoefte hebben aan nieuwe leden en wordt belangstelling voor nieuwe deelnemers gepeild.
Herijken van afspraken
Het bestuur maakt ten aanzien van de commissies graag een aantal aanvullende of geheel nieuwe afspraken. De volgende voorstellen legt het bestuur graag in de ALV aan de koorleden voor:
1) De commissie Boekingen als structurele commissie op te heffen, wegens gebrek aan tijd van de zittende leden én een meestal al goed gevulde jaarplanning. De overige bestaande commissies te laten bestaan, namelijk: internetbeheer, kerstcommissie, kledingcommissie, muziekcommissie, en de PR-commissie
2) Nieuwe commissies toe te voegen: de Podiumpresentatiecommissie en de feestcommissie. Voor de beschrijving van de commissies, zie de ledensite.
3) De afspraak in het HR (dat het bestuur schriftelijk opdracht verstrekt aan de commissies) feitelijk invulling te geven, om redenen genoemd in deze notitie onder “behoefte aan duidelijkheid”, middels taakbeschrijvingen. Het bestuur wil de beschrijvingen formeel vaststellen door ze als bijlage aan het HR toe te voegen. Deze bijlagen kunnen door zowel het bestuur als de bewuste commissie jaarlijks worden besproken en in overleg worden bijgesteld.
De taakbeschrijvingen die het bestuur zou willen hanteren en als bijlage zou willen toevoegen aan het HR, zijn beschrijvingen voor: Internetbeheer, Kerstcommissie, Kledingcommissie, Muziekcommissie, PR-commissie. De beschrijvingen zijn al door de betrokken commissies goedgekeurd en zijn in te zien via de ledensite.
4) Toe te voegen aan het HR dat commissies in voorkomende gevallen hun vacature(s) bekend maken bij het bestuur. Daarmee worden de bestaande afspraken (namelijk dat het bestuur kandidaten vraagt voor commissies, kandidaten zich melden bij het bestuur, waarna in overleg en conform het HR gezocht wordt naar nieuwe kandidaten) aangevuld.
5) de bestaande afspraak te laten vervallen, dat in elke commissie altijd een bestuurslid moet zitten. Ten aanzien van de muziekcommissie, kerstcommissie en concertcommissie is dit wel wenselijk omdat deze namens het bestuur verplichtingen met derden aangaan, maar bij de andere commissies is dit niet noodzakelijk en zelfs onpraktisch.
Het bestuur vraagt de leden van de ALV kennsi te nemen van en te reflecteren op bovenstaande voorstellen.
Passion is van ons allemaal: samen maken we een goed en leuk koor. Om de werkzaamheden te verdelen en betrokkenheid bij elkaar te hebben, ook op andere momenten dan tijdens de repetities, zijn er binnen het koor verschillende commissies actief. Met het vertrek van oud-leden en de komst van nieuwe leden is er nog wel eens onduidelijkheid, discussie of sprake van misverstanden over de taken en bevoegdheden van de commissies. In de laatste Algemene Leden Vergadering (13 april 2015) is nadrukkelijk de wens geuit, meer openheid rondom de commissies te bewerkstelligen en commissies meer mogelijkheden te geven zich te profileren, bijvoorbeeld via de ledenwebsite.
Behoefte aan duidelijkheid
Het bestuur heeft de aanbevelingen vanuit de ALV overgenomen en deze het afgelopen koorjaar tot uitvoering gebracht. Met belangstelling volgt het bestuur de Internetbeheercommissie bij haar werkzaamheden aan de nieuwe ledensite. Op deze nieuwe site komt ruimte voor elke commissie om zich te profileren. Ook krijgt elke commissie in de komende ALV spreektijd. Daarnaast heeft het bestuur een voorzet gedaan bij het formuleren van “Commissiebeschrijvingen”. Het bestuur schat in dat deze beschrijvingen meer duidelijkheid scheppen ten aanzien van taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en werkwijzen van commissies.
Het bestuur gaat ervan uit dat dit de volgende positieve effecten zal hebben:
- meer duidelijkheid en overeenstemming over wat van een commissie wordt verwacht;
- meer duidelijkheid en minder teleurstelling over de ruimte (inhoudelijk, financieel) die een commissie heeft bij het vervullen van haar taken;
- betere afstemming en samenwerking tussen commissies onderling;
- betere afstemming en samenwerking tussen de commissies en het bestuur;
- vergroting van de binding en transparantie binnen het koor;
- betere overdraagbaarheid van taken bij vertrek van commissieleden;
- het creëren van méér animo voor deelname aan commissies, doordat dat koorleden beter weten wat er van hen als commissielid wordt verwacht en beter ingeschat kan worden wat commissietaken inhouden, zowel praktisch als qua (tijds-)belasting.
Bestaande afspraken
In het huidige officieel geldende Huishoudelijk Reglement (van 2004) staan deze afspraken met betrekking tot de commissies:
- dat het bestuur commissies kan instellen;
- dat het bestuur schriftelijk opdracht verstrekt aan de commissies;
- dat het bestuur kandidaten vraagt voor commissies en kandidaten zich melden bij het bestuur;
- dat in elke commissie een bestuurslid zit;
- dat gestreefd wordt naar een zo groot mogelijke roulatie en een evenwichtige verdeling van deelnemers aan de commissies vanuit de stemgroepen. Als er meer aanmeldingen zijn dan plaatsen in een commissie, beslist het bestuur over toetreding.
Momenteel kent Passion officieel de volgende commissies: boekingencommissie, internetbeheer, kerstcommissie, kledingcommissie, muziekcommissie en de PR-commissie. De commissies werken naar eigen inzicht en krijgen zelden een formele vraag vanuit het bestuur. Schriftelijke opdrachten zijn niet aan de orde. De afspraken bij de bovengenoemde punten d en e zijn bij de meeste koorleden niet bekend en worden dan ook in praktijk niet actief nageleefd. Punt c krijgt normaal gesproken invulling tijdens de Algemene Leden Vergadering. Daar wordt jaarlijks bezien welke commissies behoefte hebben aan nieuwe leden en wordt belangstelling voor nieuwe deelnemers gepeild.
Herijken van afspraken
Het bestuur maakt ten aanzien van de commissies graag een aantal aanvullende of geheel nieuwe afspraken. De volgende voorstellen legt het bestuur graag in de ALV aan de koorleden voor:
1) De commissie Boekingen als structurele commissie op te heffen, wegens gebrek aan tijd van de zittende leden én een meestal al goed gevulde jaarplanning. De overige bestaande commissies te laten bestaan, namelijk: internetbeheer, kerstcommissie, kledingcommissie, muziekcommissie, en de PR-commissie
2) Nieuwe commissies toe te voegen: de Podiumpresentatiecommissie en de feestcommissie. Voor de beschrijving van de commissies, zie de ledensite.
3) De afspraak in het HR (dat het bestuur schriftelijk opdracht verstrekt aan de commissies) feitelijk invulling te geven, om redenen genoemd in deze notitie onder “behoefte aan duidelijkheid”, middels taakbeschrijvingen. Het bestuur wil de beschrijvingen formeel vaststellen door ze als bijlage aan het HR toe te voegen. Deze bijlagen kunnen door zowel het bestuur als de bewuste commissie jaarlijks worden besproken en in overleg worden bijgesteld.
De taakbeschrijvingen die het bestuur zou willen hanteren en als bijlage zou willen toevoegen aan het HR, zijn beschrijvingen voor: Internetbeheer, Kerstcommissie, Kledingcommissie, Muziekcommissie, PR-commissie. De beschrijvingen zijn al door de betrokken commissies goedgekeurd en zijn in te zien via de ledensite.
4) Toe te voegen aan het HR dat commissies in voorkomende gevallen hun vacature(s) bekend maken bij het bestuur. Daarmee worden de bestaande afspraken (namelijk dat het bestuur kandidaten vraagt voor commissies, kandidaten zich melden bij het bestuur, waarna in overleg en conform het HR gezocht wordt naar nieuwe kandidaten) aangevuld.
5) de bestaande afspraak te laten vervallen, dat in elke commissie altijd een bestuurslid moet zitten. Ten aanzien van de muziekcommissie, kerstcommissie en concertcommissie is dit wel wenselijk omdat deze namens het bestuur verplichtingen met derden aangaan, maar bij de andere commissies is dit niet noodzakelijk en zelfs onpraktisch.
Het bestuur vraagt de leden van de ALV kennsi te nemen van en te reflecteren op bovenstaande voorstellen.